2023-2024学术会议白皮书

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1、版权说明本文中所有内容，仅供读者学习或交流，禁止商业性或盈利性用途，读者应遵守著作权法的规定。未经本公司书面许可，任何单位及个人不得以任何方式或者理由对文中的任何部分进行使用、复制、修改、抄录、传播或与其他产品捆绑使用、销售。如需转载或者引用本文内容，请注明来源。凡侵犯本公司版权等知识产权的，本公司必依法追究其法律责任。0 1学术会议白皮书制作背景020304学术会议会前筹备管理篇学术会议现场执行篇学术会议会后数据统计篇05学术会议流程参考目录/CONTENTS06关于百格学术会议白皮书制作背景01 百格活动制作学术会议实战白皮书背景：0102帮助学术会议主办单位提高办会效率，优化会议流程，改

2、善参会者体验。03结合数字化趋势，提倡智慧办会的理念，推广在线活动管理工具。适应当前国内外学术会议的需要，提供完善的解决方案。学 术 性互 动 性互通有无研究者把最新的研究成果进行会议报告，彼此交流，相互了解大家都在做哪些方面的研究、研究的程度和已达到的高度。参与人员主要为学术研究者包括高校教师、研究生、研究所和企业的科研人员等等，有时，也包括科研仪器和科技产品的生产和销售人员，部分科技管理人员等等。互相启发闭门造车、封闭自我、不与同行交流，在科研上是很难有所创新的、有所突破的，参加学术会议，正是要求学者们互相借鉴，了解他人的观点和做法，可能对研究卡点有所启发。会议内容主要为学术研究学术会议的

3、主旨是学术交流，会议上交流和研讨的内容是最新的研究进展、存在的问题及解决方法，创新方法和思路，等等。学术会议区别于其他会议的主要特点学术会议举办难点 会议周期长，流程多，各个阶段需精确统计参会代表人数，提供物料、餐饮、接送服务的估计值。注册类型多样，需要准备不同的物料。物料数量评估困难 征文提交方式多样，格式不统一，造成后期评审过程困难。录用结果通知困难。征文管理困难 评审量大，专家缺乏讨论机会。专家点评传达困难。评审流程繁琐复杂 日程数量多，编排人数多，耗时长。容易出现重复编排、漏排等情况，检查工作量大。多分会场编排规则制定困难。学术日程编排困难 难以精确统计酒店数量，导致空房，浪费预算。参

4、会代表人物估算困难，无法协调接驳车数量。房损问题 会议相关材料管理困难。会议报销材料下载困难。会议材料查询困难02学术会议流程参考学术会议举办里程碑学术会议参考流程电脑端网页、移动端微站搭建完成通知提交论文酒店预定会议费缴纳 大会报到通知论文结果查询会议日程编排、出程序册大会筹备启动征文截止，进入评审阶段03学术会议会前筹备管理篇01确定工作组人员03大会宣发05评审与结果通知06日程编排04注册与征文07参会与财务管理02确定核心供应商01 确定工作组人员学术会议常见分组组别职能宣发推广组学术官网搭建、学术会议通知发布学术工作组论文评审与通知、学术会议议程编排打印、分发招商招展组 确定供应商

5、，寻找赞助商参会报道工作组 参会者报名、缴费会务工作组1场外：食住、酒店接驳会务工作组2场内：现场报道、现场材料PPT、现场墙报张贴、人员安排01确定工作组人员03大会宣发05评审与结果通知06日程编排04注册与征文07参会与财务管理02确定核心供应商会务公司会议软件和技术提供商02 确定核心供应商会议双语网站搭建财务与发票管理在线报名注册专家协同评审会后数据统计在线议程编排管理现场PPT管理现场签到管理提供设备与物料视觉效果高质量音效会议材料投影仪大屏幕灯光设备音响麦克风展览厅休息室餐厅协调场地与酒店会议组织与通知推送会议手册会议程序册制定工作方案和时间表会场预订和布置设备租赁与调试后勤保障

6、服务会后清理和总结会议通知编排与推送会议现场调度嘉宾接待与管理大会报告厅分会报告厅墙报区会场酒店01确定工作组人员03大会宣发05评审与结果通知06日程编排04注册与征文07参会与财务管理02确定核心供应商构建官网建设官网，往往是驱动学术会议筹备的核心环节推动大会议题确定推动在线注册和报名推动确认收费标准推动宣传和推广推动大会通知推送推动在线提交论文申请独立域名首先，给专业学术官网设置一个独立域名吧！让专业会议有延续性将会议的连续的服务号与网站绑定及时推送会议通知 全国高分子学术论文报告会独立域名：https:/ 在线注册和报名在线论文提交大会基本信息借鉴过往大会官网样式配色排版元素*图为参考